仕事時短方法10選

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仕事時短方法10選 - 2.0 out of 5 based on 3 reviews

bizman2仕事の時間を結果を出しながら、短くすることができれば、家族の時間が作れたり、副業でお金を稼ぐ時間が作れたり、なにかとプラスになることが多いです。ここでは仕事の時短方法を紹介します。


1.スケジュールは、はじめからバッファーを想定する

バッファーとは緩衝材を意味する言葉で、日本風に言えば「予備の時間」ということになります。時間管理ができない人は、スケジュール立案時から破綻していることが多く「バッファー」の時間を用意せずにお客さんの言うがままにすべて完璧にいった場合のスケジュールでオーバーコミットしてしまうのです。スケジュールの立案時にバッファーを想定しておけば、想定外のことで残業をしなくても、スケジュール通りに進行できるのです。

2.朝型に時間をシフトする

人の脳は、朝方の方が活発に活動するようにできています。つまり、9時~20時という時間で働いていた方が、7時~18時にするだけで生産性は向上することになります。できるだけ脳が活性化している間に仕事が長くできるように朝方ビジネスマンになりましょう。

3.本を読む時間を多く取る

一見、「本を読む」時間というのは、仕事の作業ができないため、ロスが多いように思われがちですが、「本」というのは先人の知恵が凝縮されているノウハウの塊なのです。そのため、作業をする前に、その業務に関する本を3冊ほど流し読みするだけで、はじめから中級レベル以上の精度で仕事をすることが可能です。結果として何も知らずにいきなり作業するよりは、時間が短縮できるのです。

4.会議を減らす

企業規模が大きくなればなるほど、「参加しているだけの会議」「その場で検討する会議」が増えてきてしまいます。しかし、長い会議は百害あって一利なしです。個別に考えたものを持ち寄ってジャッジするだけならば30分で十分です。上司に進言するなり、会議数を減らす努力をしましょう。

5.会議時間を自分で減らす

なかなか、会社の社風もあって、会議の数が減らせない場合は、自分で会議をコントロールするようにしましょう。会議が長引くのは、進行役の人の技術不足の場合が多いのです。はじめに「会議のレジメ(進行表)」を全体で共有してからすすめるだけで、長時間な会議にはなりにくくなります。

6.今後使う作業であれば、改善を怠らない

例えば、エクセルの使い方で「これもう少し簡単にできるかも?」と思うことができたときにあなたならどうするでしょうか?その作業は1時間で終わりますが、5分改善するために2時間勉強しなければならないとします。もちろん、今日1日しかつかわない技術であれば、5分のために2時間かけるのはナンセンスです。しかし、週一回ずーっとその技術が必要な作業がでてくるのであれば、2時間かけてでもその技術を習得しておくべきなのです。

7.小さなタスクから初めて大きなタスクに

仕事では、すぐに終わるタスクから片付けて、最後に時間がかかるタスクに進めていくのが重要です。なぜなら、一人で完結する仕事というのは少ないからです。はじめに時間がかるタスクに取り掛かってしまうと、ほかの作業が止まってしまいます。まずは、すぐ終わるものをどんどん片付けていくことを心がけましょう。

8.最長でも90分しか集中力は持続しない

集中力が継続する時間というのは、最短15分、長くても90分と言われています。つまり、それ以上の時間を使うタスク管理には意味がないのです。長く時間をつかなければいけないタスクの時は、さらに細分化して90分以内で完了しなければいけない途中の達成ポイントをタスク管理に組み込む必要があるのです。

9.パソコンのファイルの名前のルールを明確に、ひとつのフォルダ管理

実際には、フォルダを小分けにして管理してしまっている方も多いのではないでしょうか。しかし、階層が深くなればなるほど、一つ一つのファイルやフォルダへのアクセスに時間がかかってしまいます。時短のためには、ひとつのフォルダにファイルをすべて放り込んで検索で探す方が作業スピードが早くなるのです。そのために重要なのはネーミングルール。作成日や名称などネーミングルールさえきっちりできていれば、極端な話フォルダはひとつで十分なのです。

10.エレベーターピッチを習得せよ

エレベーターピッチとは、エレベーターで上司と同席した時に自分が提案したい事業を完結に伝えるという意味合いで使われているビジネス用語です。30秒、250文字で自分の提案や企画を伝えなければなりませんが、これを心がけて日常の業務を行っていると、上司や同僚とのコミュニケーションの時間が大幅に削減できるとともに、無駄な情報が入らないため、仕事も円滑に進むことが多いのです。

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